Отметка об исполнителе документа. Отметка об исполнителе в приказе Реквизит 27 отметка об исполнителе

На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с но­мером его телефона. Такая отметка позволяет, в случае необходимос­ти, быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюан­сы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит обще­ние и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.

Отметка об исполнителе может находиться как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа с левой стороны на ниж­нем поле. Например:

Лопухова

Людмила Николаевна

Однако, ГОСТ Р 6.30-97 допускает ставить эту отметку и без указа­ния имени и отчества. Например:

Карпухин

При размещении этого реквизита придерживаются следующих пра­вил: если документ подлежит размножению, отметка указывается толь­ко на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа).

На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполните­ля указывается количество изготовленных экземпляров.

На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого. Например:

Семёнова

Галина Константиновна

экз. № 1 - в адрес

экз. №2 - в отдел № 2

экз. № 3 - в отдел №10

экз. № 4 - в дело 08

Смотрите также:

Отметка об исполнителе – реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа. Отметка об исполнителе (реквизит 27) включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.1Например:В.А. Жуков924 45 67Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.2Реквизит "Отметка об исполнителе" оформляется от поля без абзацного отступа Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»В случае качественного и полного исполнения поручения оно снимается с контроля. Снятие поручения с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ. Снятие поручения с контроля оформляется с помощью реквизита «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».Если было создано несколько поручений, связанных с одним документом, то реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» должен оформляться только после исполнения всех поручений.Фрагмент документаГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов3.28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного ­подразделения, в котором исполнен документ.Данный реквизит оформляется на первом листе документа в левом нижнем углу. Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом «Направлен ответ от 11.01.2007 № 11», «Издан приказ от 11.01.2007 № 11», «Вопрос решен 11.01.2007 по телефону» и т.д. (см. Пример 1).Из общего списка реквизитов, содержащихся в ГОСТе Р 6.30–2003, именно реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» оформляется последним. Он свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После его оформления документ подшивается в дело.

19 вопрос. Реквизиты, придающие юридическую силу, требования к ним.

Реквизиты, которые придают документу юридическую силу Обязательный состав реквизитов, который придает создаваемым ­документам юридическую силу: 1. Автор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы). Альтернативой может быть печать документа на фирменном бланке. На некоторых документах дополнительно указывается город, в котором данный документ был издан. 2. Название документа (приказ, положение и т.д.). 3. Дата создания документа, его утверждения, вступления в силу. 4. Регистрационный индекс (номер) данного документа в соответствии с принятой в компании системой регистрации. 5. Текст (содержание), по сути точно соответствующего его названию. 6. Подпись руководителя организации или уполномоченного им ответственного лица. Подпись руководителя может быть проставлена в нескольких видах, в частности: 6.1. Прямая подпись (как под приказами в унифицированных формах – с указанием должности, расшифровки подписи и самой подписи). 6.2. Прямой гриф утверждения за подписью руководителя (или уполномоченного на то должностного лица) данной организации. Гриф утверждения проставляется на верхней заголовочной части документа с правой стороны. 7. Визы согласования для тех видов документов, которые без таких виз не будут иметь полной юридической силы. Например, визы согласования с первичным профсоюзным органом, учет мнения представительного органа, согласование с юристом, с главным бухгалтером и т.д. Документы, требующие согласования, определяются требованиями текущего законодательства, унифицированными формами и внутренними локальными нормативными актами самой организации, в частности инструкцией по делопроизводству или положениями по отделам и т.д (в случае их ­наличия)

Вопрос 20. Общие требование к тексту документа.

Текст документа несет основное смысловое содержание документа -управленческое действие, решение, коммерческую сделку и т.д.1.2. В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура, стиль изложения и языковые средства. 1.7. В распорядительных документах организации, издаваемых принципах единоначалия (приказ, указание, распоряжение) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ).В первой части распорядительного документа может указываться основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ.Распорядительная часть может делиться на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера или исполнителя перечисляются в одном пункте. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола неопределенной формы. Например:ПРИКАЗЫВАЮ:1. Создать комиссию в следующем составе...В том случае, если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже.Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия.Например:ПРИКАЗЫВАЮ:1. Начальнику Общего отдела Лисаченко И.А. осуществлять контроль за выполнением машинописных работ.Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется тремя парами цифр. Например:Срок представления - 15.09.99.В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов. Например:3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника Общего отдела Лисаченко И.А.или 3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.1.8. В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного лица.Текст протоколов состоит из двух частей: вводной и основной.Вводная часть строится по схеме:Председатель -Секретарь -Присутствовали:Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:СЛУШАЛИ:ВЫСТУПИЛИ:РЕШИЛИ:Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).Текст документа составляют на русском или национальном языке субъекта Российской Федерации (далее по тексту - национальном) в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.Тексты документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» пишут только на русском языке при направлении их:· в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;· на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации;Документы, направляемые зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны, в которой размещается корреспондент, или на английском языке.1.3. В деятельности организаций могут использоваться унифицированные тексты документов, представленные в форме связного текста, трафарета, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.1.4. Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, служебных записок, писем, справок и т.д.Связные тексты допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок. Например:В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 24 ноября 1999 года №148 «Об утверждении Положения о Госстрое России».Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: приказы -распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения.1.5. При подготовке документов, составленных по однотипным повторяющимся ситуациям (приказов по личному составу, договоров контрактов, актов, сопроводительных, гарантийных и рекламных писем претензий, заявок, заключений и т.д.) рекомендуется разрабатывать или использовать унифицированные формы с трафаретным текстом. Если подготовка документов ведется на средствах электронно-вычислительной техники (ЭВТ), необходимо использовать базу данных «текстовых заготовок».1.6. Текст документов, регулирующих деятельность организации (положение, устав, должностная инструкция и т.д.) состоит из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.Структура текста положения об организации или о ее подразделении состоит из следующих разделов:1. Общие положения.2. Задачи.3. Функции.4. Права.5. Ответственность.6. Взаимоотношения.Структура должностной инструкции включает следующие разделы:1. Общие положения.2. Функции.3. Права.4. Ответственность.5 .Взаимоотношения.1.9. Акт составляется несколькими лицами и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией (например, экспертной) то первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, характер проделанной работы, установленные факты, а также выводы и заключения. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:Составлен в 3-х экземплярах:1-й экземпляр -2-й экземпляр -3-й экземпляр -1.10. Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения. Договор (контракт) содержит следующие сведения, например:· наименование сторон (полное и сокращенное название);· наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения;· наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа;· срок действия договора;· начало и окончание работ по договору;· стоимость работы и порядок расчета;· порядок сдачи и приемки работы;· юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номера телефонов, факсов);· подпись руководства организации.Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.1.11. Текст доверенности фиксирует факт предоставления права доверенности лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица).Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации. В тексте официальной доверенности указываются следующие сведения, например: должность и паспортные данные доверенного лица;· организация, в которой производятся действия по доверенности· вид действий;· образец подписи лица, получившего доверенность;· срок действия доверенности;· подпись руководства организации (автора доверенности). 1.12. По содержанию и назначению письма, как вид документа, могут быть инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, рекламные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др. При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма.Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.Допускается форма изложения текста от третьего лица единственного числа, например: Госстрой России не возражает.Форма изложения текста письма от первого лица единственного лица (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в двух случаях:· письмо оформляется на должностном бланке;· письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.Письма могут быть простыми и сложными. Простые письма составляют в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну ил две смысловые части.Письмо, состоящее из одной части - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др.Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование письма, изложение причин его написания, мотивировка, а вторая - заключение, просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п.Текст простого письма не должен превышать 1-2-х машинописных страниц.Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.Сложные письма могут содержать до 5-ти страниц текста. Они состоят следующих основных частей:· обращение;· вступление;· основное содержание;· заключение.Если ситуация требует непосредственно обратиться к должностному лицу, обращение является обязательным элементом.При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сферы деятельности и т.д.В ГОСТе Р 6.30-97 не нашел разрешения вопрос о правилах обращения к получателю документа.Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются, например:Уважаемый Сергей Петрович!Господин Титов!Сергей Петрович!Уважаемый господин Титов!Уважаемый г-н Титов!Уважаемая госпожа Петровская!Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма.Глубокоуважаемый товарищ Петров!При обращении к должностным лицам высших и центральных федеральных органов власти, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам, различных вероисповеданий, допускается обращение с указанием должности без фамилии. Например:Господин Президент!Ваше Преосвященство!Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания.Вступление может содержать:· ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;· констатацию факта, события, сложившейся ситуации.Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами «просим» (письмо-просьба или запрос), «высылаем», «направляем», «представляем» (сопроводительное письмо), «сообщаем» (информационное письмо).Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости. Например: «С уважением... », «Искренне Ваш...».Заключительная формула вежливости отделяется от названия должности запятой.Например:С уважением,Начальник личная подпись Ю. Б. Жуковский1.13. Анкета - это форма представления унифицированного теста документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах.Постоянной информацией в анкете являются наименование признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы.Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.1.14. Таблица - форма представления унифицированного теста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень и т.п.).Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных крайне левой графе (боковик таблицы)1.15. Документы должны быть написаны деловым стилем.К основным стилевым чертам деловой речи относятся:· нейтральный фон изложения;· точность и ясность изложения;· лаконичность и краткость текста.Специфика делового стиля определяется назначением документа.Однозначность понимания текста обеспечивает употребление терминов. В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.Допускается употреблять так называемые универсальные слова и использовать их вместо точных смысловых определений в различных контекстах. Например:«До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции здания Большого театра».или«Протокол слабо отражает намерения договаривающихся сторон».В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать:не «при сем направляем», а «направляем»;не «сего года», а «этого года (текущего года)»;не «настоящим сообщаем», а «сообщаем»;не «настоящий акт составлен», а «акт составлен».Особенностью делового стиля является использование и широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов. Например:Установлено, что в период с... по...В соответствии с...В целях...Направляем (представляем, высылаем) Вам...Считаем целесообразным...Как правило, в текстах используются существительные, образованные от глаголов, со значением действия (оказать помощь, провести экспертизу) или глаголы в форме третьего лица (акт подписан членами комиссии и утвержден руководством).В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например:«В связи с крайне низкой эффективностью использования..., а также в связи с недостаточной загруженностью... просим Вас решить вопрос о... ».В служебных документах неуместно употреблять выражения типа «будьте так любезны» или «Не откажите в любезности сообщить».В деловой переписке используются местоимения «мы» и «Вы» вместе «я» и «он».Страдательные конструкции предпочтительнее действительных. Например:не «мы выполним», а нами будет выполнено»;не «Вы предлагаете», а «Вами предложено».В целях сжатия текста используются общепринятые сокращения: СНГ; графические - г-н, ж.-д., кв. м и др.Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, пп. - пункты и некоторые другие.

Пока документ в работе, все знают, кто автор, и, кажется, будут помнить об этом вечно. Но проходит месяц, возникает надобность вернуться к документу, задать несколько вопросов автору - а никто уже не может вспомнить, чьему же перу принадлежит документ. Чтобы этого избежать ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусмотрел реквизит 25 «Отметка об исполнителе».

Те из нас, кто проработал в профессии хотя бы несколько месяцев, наверняка уже сталкивались с неприятной ситуацией, когда приходится разыскивать автора или «хозяина» (иногда его называют владельцем) документа - как будто из другого измерения приплывают на ваш стол неопознанные документы, от которых все открещиваются. Или, что еще хуже, в авторстве начинают подозревать вас!

Пока документ в работе, все знают, кто автор, и, кажется, будут помнить об этом вечно. Но проходит месяц, нужно вернуться к документу, задать несколько вопросов автору - а никто уже не может вспомнить, чьему же перу принадлежит документ. Так и хочется порой крикнуть: «Автора!»

И это происходит внутри вашей организации! Что уж говорить о сторонних документах. Чтобы свести подобные ситуации к минимуму, существует реквизит 25 «Отметка об исполнителе».

Бытует мнение, что отметку об исполнителе следует проставлять исключительно на письмах, запросах, ответах на запросы, пояснительных записках к проектам, расчетной и технической документации, других документах, которые идут за пределы организации. Это не совсем так.

Даже в малочисленных организациях бывает текучка кадров, различного рода реорганизации: укрупнения, слияния, изменения организационной структуры и штатного расписания и т.д. Это может быть причиной беспорядка в делопроизводстве и документообороте. В таком случае вам придется мучительно восстанавливать события и вспоминать, кто же разработал и оформил какой-либо документ.

КАКИЕ ДАННЫЕ СОДЕРЖИТ РЕКВИЗИТ 25

В п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016 указано, что отметка об исполнителе состоит из двух обязательных и трех дополнительных элементов. Рассмотрим их.

Отметка об исполнителе включает:

1) фамилию, имя, отчество исполнителя. Возможно, к исполнителю документа обратятся, поэтому желательно указывать имя и отчество полностью (Пример 1) - в ГОСТ указан именно такой вариант. На практике чаще указывают фамилию и инициалы;

2) номер телефона исполнителя. Какой именно телефон указывать: городской, мобильный или внутренний? Ответ: тот, по которому с исполнителем можно связаться.

Если отметка об исполнителе ставится на документе, который выйдет за пределы вашей организации (например, письмо), укажите мобильный и городской. Если отметка об исполнителе ставится на внутреннем документе (например, служебная записка), достаточно указать внутренний телефон сотрудника.

Если не можете определиться, то пишите все телефоны.

Отметка об исполнителе может включать:

1) должность исполнителя. Это поможет понять, специалист какой именно компетенции разработал документ;

2) структурное подразделение, где работает исполнитель. Это сориентирует, в какое именно подразделение компании обращаться, например, для ответа;

3) электронный адрес исполнителя. Если исполнителю неудобно обсудить особенности документа по телефону, он может указать электронную
почту.

Какую еще информацию можно указать в отметке об исполнителе?

• код подразделения, личный код сотрудника в подразделении или табельный номер:

• дату распечатки документа:

• сведения о копиях. Для внутренних документов, требующих особого учета, можно указать количество копий. Если доступ к документу ограничен, следует указать, куда направлены копии:

• иерархию исполнителей. Если у документа несколько исполнителей, вначале указывают главного исполнителя и его данные, ниже - соисполнителей (в столбик, в алфавитном порядке, с необходимыми контактными данными). В этом случае не обойтись без слов «Главный исполнитель» и «Соисполнитель», которые можно сократить до «ГИД» и «СИД»

• личную подпись исполнителя:

2.3.6 Отметка об исполнителе (реквизит 26)

На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с номером его телефона. Такая отметка позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.

Располагается эта отметка с левой стороны на нижнем поле как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа. Например,

Лопухова

Людмила Николаевна

Однако, ГОСТ Р 6.30-97 допускает ставить эту отметку и без указания имени и отчества, например:

Карпухин 1579806

При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа).

На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.

19. Реквизиты, придающие документу юридическую силу, требования к ним.

Реквизиты документов, обеспечивающие юридическую силу

(ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов")

1. Наименование организации

сокращенное, а при его отсутствии – полное, наименование вышестоящей организации, если она имеется;

указание на организационно-правовую форму или характер деятельности организации (открытое акционерное общество, благотворительный фонд, государственное унитарное предприятие и т.д.);

собственное индивидуальное название организации;

сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного;

наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации, если оно является автором документа.

Если документ готовится совместно двумя или более организациями, то он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаге. В этом случае наименования организаций печатаются при изготовлении документа и размещаются в соответствии с их положением в иерархии органов управления. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. Наименования организаций, занимающих равное положение, располагают на одном уровне.

Если организация расположена на территории субъекта Федерации, имеющего наряду с русским языком второй государственный язык – национальный (якутский, чувашский, татарский и др.), все реквизиты бланка указываются на двух языках, при этом реквизиты на русском языке оформляются угловым способом слева, а реквизиты на национальном языке – справа.

Организации, осуществляющие переписку с зарубежными партнерами, используют бланки на двух языках – русском и одном из иностранных, соответственно, все реквизиты бланка воспроизводятся на двух языках. Наименование организации на одном из иностранных языков должно быть закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке, например:

2. Справочные данные об организации

Реквизит используется в бланках писем. Он включают: почтовый адрес; номера телефонов, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации, например, номер факса, телекса, счета в банке, адрес электронной почты и др.

Почтовый адрес организации в справочных данных указывается в соответствии с "Правилами оказания услуг почтовой связи", утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221, то есть в следующей последовательности:

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района,

название области, края, автономного округа (области), республики;

страна (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Под реквизитом "Справочные данные об организации" указываются: код организации по ОКПО, основной государственный регистрационный номер (ОГРН); идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

3. Наименование вида документа

Реквизит присутствует в бланках конкретного вида документов. Наименование вида документа указывается в соответствии со сложившимися в системе делопроизводства традициями. Для закрепления видов и разновидностей документов разрабатывают Табели форм документов, применяемых в организации. Нельзя использовать в качестве названия вида документа слова "мероприятия", "информация", "порядок" и др. Документы должны называться: план, справка, докладная записка, инструкция и т.п.

В служебной переписке наименование вида и разновидности письма указывать не принято.

4. Дата документа

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два основных способа оформления даты:

цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год: 05.02.2004;

Стандарт разрешает оформлять дату в обратной последовательности – год, месяц, число: 2004.02.05, что соответствует международному стандарту на оформление дат.

Датой документа может быть дата:

подписания документа (в приказах, распоряжениях, указаниях, справках, докладных записках, письмах, договорах и др.);

утверждения документа (в положениях, инструкциях, правилах, штатных расписаниях, регламентах и др.);

события (в протоколах и актах).

Нужно также иметь в виду при работе с документами, что датируются многие служебные отметки на документе, отражающие процедуру движения документа в ходе его подготовки и исполнения: резолюции, визы, отметка о поступлении документа в организацию, отметка о заверении копии, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Дата и регистрационный номер документа могут записываться от руки или проставляться с помощью механического нумератора.

5. Регистрационный номер документа

Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу. Регистрационный номер входит в состав реквизитов бланка, проставляется одновременно с датой документа.

6. Гриф утверждения документа

Документы проходят процедуру утверждения для придания им юридической силы. Утверждаются организационно-правовые документы (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания), планы, отчеты, некоторые виды актов и протоколов. Перечень утверждаемых документов в каждой организации должен быть определен в Инструкции по делопроизводству.

Документ может утверждаться непосредственно руководителем (несколькими руководителями), распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

При утверждении документа руководителем гриф утверждения документа оформляется следующим образом:

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа распорядительным документом, издаваемым руководителем, или коллегиальным органом в грифе утверждения указывается наименование документа, в котором зафиксировано решение об утверждении, его дата и номер, при этом все слова в грифе утверждения согласуются в роде, числе и падеже, например:

7. Подпись

Реквизит, придающий документу юридическую силу. Если документ оформлен на бланке, в состав реквизита входят: обобщенное наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия):

Генеральный директор Подпись О.П. Смуров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, отражающей иерархию должностей, причем первой указывается должность вышестоящего работника, например:

Генеральный директор Подпись М.А. Медведев

Главный бухгалтер Подпись Н.И. Логинова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель министра Заместитель министра

юстиции Российской Федерации финансов Российской Федерации

Подпись В.М. Степанов Подпись А.П. Миронов

Документы коллегиальных органов (коллегий, советов, правлений) подписываются председателем этого органа (или председательствующим на заседании) и секретарем.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:

Председатель Подпись Н.В. Куликов

Члены Подпись К.М. Артемьева

Подпись С.П. Матвеев

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица:

Зам. генерального директора Подпись Н.Г. Котляр

И.о. генерального директора Подпись И.О. Тарасов

Не допускается надписывать от руки "За", ставить косую черту перед наименованием должности, если документ подписывает не руководитель, чья подпись оформлена на документе, а замещающее его должностное лицо.

8. Оттиск печати

Так же, как и подпись, относится к реквизитам, придающим документу юридическую силу. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми, материальными средствами и др. Проставление печати на документах регламентируется нормативными актами. Инструкция по делопроизводству, как правило, включает в качестве приложения перечень документов, заверяемых печатью организации.